متنی که قراره بخونید اسکریپت اپیزود 3 پادکست BTOX هستش و این اپیزود رو می‌تونید از اینجاها بشنویید:

CastBox
Apple Podcasts
Overcast
Google Podcasts
Spotify

خوب حالا خود متن:

میخوام موضوع رو براتون با یه داستان باز کنم. داستان بیتاکس، از لحظه شروعش تا الان. که البته داستان کوتاهیه چون از عمر این پادکست 5 6 ماه بیشتر نمی‌گذره. خب، اون اوایل که تصمیم گرفتم این پادکست رو شروع کنم رویه این بود. میام یه چالش بیزنسی مشخص رو پیدا می‌کنم، یه آدمی که تو حوزه‌ی چالش مطرح شده مهارت و تجربه کافی داره رو هم میارم تا بشینیم با هم در مورد اون چالش صحبت کنیم، از زوایای مختلف بهش نگاه کنیم و براش یه راه حل پیدا کنیم. خوب همه‌چی به نظر خوب میاد. همه بیزنس‌ها با همیشه چالش‌های متعددی روبرو هستن. پس موضوع کم نداشتم. دوستان زیادی هم دارم که بیزنس‌پرسن‌های باسوادی هستن که هر کدوم می‌تونن مهمون یه قسمت پادکست باشم. اما معضل من مسئله زمان بود. باید بگم که در حال حاضر، من بیتاکس رو تو تایم‌های آزادم بهش می‌پردازم و این تایم‌ها زیاد نیستن. از طرفی اون دوستانی هم که قرار بود مهمون هر سری برنامه‌هام باشن هم تایم‌های آزاد محدودی داشتن و هماهنگی این زمان‌های محدود چالش بزرگی بود که جلوی کارم رو می‌گرفت. پس اومدم بیتاکس اکستریم رو معرفی کردم که توش از هر اون‌ چیزی در مورد بیزنس صحبت می‌کردم که تو روند اصلی بیتاکس جایی نداشت. خوب خیلی هم خوب. اینجوری تایم بیشتری بین هر اپیزود روند اصلی بیتاکس داشتم. اما یه مدت گذشت  و دیدم که اسکریپت 3 اپیزود بیتاکس اکستریم رو آماده دارم اما هنوز قسمت بعدی بیتاکس رو کامل رکورد نکردم. پس دیدم که باز هم نیاز به تغییر دارم. اما این دفعه سریع‌تر و موثرتر. و می‌خواستم بازهم هرجا نیاز شد بتونم تغییر ایجاد کنم. پس به سیستم مدیریتی اجایل رسیدم.

خب قبل از اینکه کاملتر بخوایم به این بپردازیم که اجایل چی هست، یه ورژن خیلی کوتاه و خلاصه برای اونایی که حال ندارن تا آخر پادکست رو گوش بدن می‌گم، ولی برای اونایی که تا آخرش میمونن یه جایزه کوچیک دارم. خلاصه کل چیزی که قراره بگم اینه: اجایل یه سیستم برای مدیریت و برنامه‌ریزی انجام پروژه‌هاست. به اینصورت هم انجام میشه که یه هدف نهایی رو تعیین می‌کنیم، برای رسیدن بهش هم یه سری اهداف کوچیکتر در نظر می‌گیریم. روند انجام پروژه و رسیدن به این اهداف ریزتر راهی میشه برای تست کلی پروژه و سرعت بخشیدن به روند کار. این بین هرجا که نیاز به تغییر  در راستای رسیدن به هدف نهایی داشتیم هم اعمال می‌کنیم. خب این ورژن کوتاه بود، حالا بریم کاملتر بهش بپردازیم. راستی اگه بعد از شنیدن این پادکست سوالی براتون پیش اومد میتونید از طریق همه سوشال پروفایل‌های بیتاکس باهام در ارتباط باشین و سوالاتتون رو مطرح کنید. لینک همشون تو قسمت توضیحات همین پادکست هست. و راستی همین اولش بذارید بگم که این سیستم مدیریتی در اصل برای مدیریت پروژه‌های IT  یعنی کارایی مثل دولوپ کردن یه اپ یا وبسایت و اینا معرفی شده. اما فلسفه کلیش رو می‌شه برای کارهای دیگه هم استفاده کرد و من به بخش ITش کاری ندارم. اگه می‌خواید در مورد این سیستم مدیریتی تو دنیای IT  یاد بگیرید، می‌تونید به بلاگ یکی از دوستان بنده به اسم علی حسنی برید و در موردش بخونید.
 خب بریم سراغ موضوع.

اجایل تو زبان انگلیسی به معنی چابک، تند و سریعه. اما تو دنیای کسب‌وکار می‌تونه معانی متفاوتی داشته باشه، اما به صورت کلی اینجوری تعریف شده: روشی برای تعریف شیوه‌های برنامه‌ریزی و انجام کار، که در اون ایجاد تغییر به عنوان بخشی حیاتی از کار دیده می‌شود.
پس در واقع سیستم مدیریت اجایل شیوه‌ای برای مدیریت افراد و وظایف در شرایط بیزینسی مشخصه. شرایطی که آزمون و خطا در اون برای رفع خطاها و کاستی‌ها یه رکن حیاتیه.

اگه سخت بود، بذارید یکم دقیق‌تر توضیح بدم. می‌خوام شرایط کلی برای انجام هر کار یا پروژه‌ای رو براتون شرح بدم که این جریان نیاز به تغییر رو براتون باز کنه. این رو یادتون باشه که تو هر پروژه به این چند المان نیاز داریم: اطلاعات و منابع برای تصمیم‌گیری. و زمان برای عملی کردن تصمیم‌ها.

حالا 4 حالت که پیش میاد که به این صورت خواهند بود:
1. وقتی زمان داریم ولی اطلاعات و منابع کافی نداریم.
2. وقتی اطلاعات و منابع کافی داریم ولی زمان زیادی نداریم.
3. وقتی زمان و اطلاعات و منابع کافی داریم.
4. وقتی نه زمان داریم، نه اطلاعات و منابع.

تو مورد اول که زمان داریم ولی اطلاعات و منابع نه، باید هدف رو بذاریم رو تحقیق و آنالیز داده‌هایی که به‌دست میاریم. هدف اصلی هرچی باشه فرق نمی‌کنه.


مورد سوم می‌گفت زمان و اطلاعات کافی داریم که خوب خوش به‌حالمون. تمرکز رو میذاریم روی افزایش منابع و استحکام زیرساخت‌ها و پروسه پیشرفت رو چک می‌کنیم.

مورد چهارم هم که کابوس هر کسب‌وکاریه و بحران محسوب میشه. اما تو مورد دومی که اطلاعات هست اما زمان نیست، تمرکز میره رو دستاوردهای کوچیک(تر) اما متعدد. تمرکز اصلی سیستم مدیریتی اجایل هم اینجاست.

تو سیستم مدیریتی اجایل، شما تارگت و سنگ محک کارت رو تعریف ، بخش‌های کاری متفاوت رو مشخص و بعد شروع به عمل می‌کنی.  هرجا هم دیدی تو مسیر برای رسیدن به تارگتت نیاز به تغییرات داری، اعمالشون می‌کنی. این یعنی همیشه داری یه فرم جدید رو امتحان می‌کنی. اینجوری خود پروسه باعث یادگیری و پویش میشه.


بریم ببینیم یه سری مفاهیم مهمی که تو هر بیزنسی باید بهشون توجه کنیم، تو این سیستم مدیریتی چه شکلی دارن. مفاهیمی مثل استراتژی، مدیریت، تصمیم‌گیری و این چیزها.

استراتژی در کسب‌وکار اجایل

نحوه دیدی که محیط بیزینسی اجایل به کسب‌وکارها می‌ده تاثیر خیلی شگرفی روی نحوه خلق، مدیریت و اجرای استراتژی‌ها توسط کمپانی داره.
روش قدیمی و سنتیش اینه که تو یک سال کاری 3 ماهش رو به ساخت استراتژی پیش‌رو اختصاص بدیم. 9 ماه هم بیایم اجراش کنیم. این به این معنا بود که بیایم یه پروژه استراتژی مشخص با ددلاین‌های از پیش تعیین شده برای اکشن پلن داشته باشیم که میزان تقریباً دقیق بودجه و اهداف اقتصادی هم توش مشخص باشه.
تو سیستم اجایل دیگه از این خبرا نیست.
روش قدیمی خیلی خشک، کند و پر هزینه‌ست. البته تو سیستم اجایل هم می‌تونید بودجه و هدف مالی رو مشخص کنید و البته باید بکنید. اما این تعیین اهداف صرفاً برای پایبندی به میزان پولی که می‌تونید خرج کنید نیست. بیشتر برای رسیدن به نتیجه دلخواهه (تو این مورد هدف مالی).
برای رسیدن به بهترین نتیجه، اهداف و اجندا رشد پروژه یا شرکت رو تعیین کنید. اجندا به معنی دستور کاری و دستور جلسه‌ست. بعد از تعیین اهداف، به افراد اجازه بدید نظرات و ایده‌هاشون رو آزادانه بیان کنن. اینجوری کلی اطلاعات و ایده بدست میارید که در پروسه رسیدن به اهداف کمکتون می‌کنه. (البته این خیلی به کالچر مجموعه بستگی داره. فرهنگ سازمانی باید برای اشتراک‌گذاری آزادانه ایده آماده بشه. وگرنه که کنترل امور خیلی راحت می‌تونه از دست بره). اگه هم میگم از دست میره منظورم اینه که یا افراد از مدیر که مثلا شما باشی میترسن و نمخوان نظر متفاوتی با نظر شما بدن، یا اینکه هرکی میاد هر نظری میده و انتظار داره اعمال بشه. اینجا مفهموم تصمیم‌گیری اهمیت پیدا می‌کنه.

تصمیم‌گیری

پروسه تصمیم‌گیری احتمالا یکی از مفاهیمیه که در موردش بحث زیاده و سوءتفاهم‌ای زیادی در موردش هست. از اونجایی که خیلی از تیم‌هایی که سیستم اجایل رو در پیش می‌گیرن استارت‌آپ‌هایی هستن که چندین نفر با هم بنیان‌گذاریش کردن و در نتیجه همه حق تصمیم‌گیری دارن، این پروسه براشون خیلی سخت پیش میره. البته سختی به دلیل مسئله‌ایه که تو بخش هدایت یا مدیریت، یعنی بخش بعدی در موردش می‌گم.
خیلی‌ها وقتی پای مفهوم همکاری و همفکری برای تصمیم‌گیری میاد وسط افراد به این توجه نمیکنن که تصمیم‌گیری نیاز به یه تصمیم‌گیر هم داره. بذارید اینجوری بگم، مردم برای امور یه کشور تصمیم‌گیری نمی‌کنن. فقط رای میدن.
ولی حالا تو تیم اوضاع چطوریه؟
اول که همه با هم میشینن جزئیات پروژه یا تسکی که قراره انجام بشه رو بررسی می‌کنن. گزینه‌هایی که برای نحوه و زمان انجام کار وجود داره بدست میاد، افرادی که میتونن اون کارها رو انجام بدن هم مشخص میشن. اما در نهایت یه نفر باید از بین تمام گزینه‌ها به یه ترکیب و ترتیب نهایی برسه چون پروسه تصمیم‌گیری نیاز به یه تصمیم‌گیر هم داره.
. این رو در نظر داشته باشید که در یه تیم فقط 13 درصد افراد بی چون و چرا تصمیمات رو می‌پزیرن. 20 درصد کاملاً مخالفن و 67 درصد باقی اگه تصمیم به نفعشون باشه باهاش موافقن، اگه براشون چیزی نداشته باشه یا بی‌تفاوتن یا علیهشن. در نهایت شما یا یه نفر دیگه باید به عنوان مدیر تصمیم نهایی رو بگیره و این رو بپذیره که همه همیشه باهاش موافق نخواهند بود.  حالا الان این سوال مطرح میشه که باید مدیریت کنیم یا رهبری؟

مدیریت یا رهبری؟

این سوال در سیستم مدیریتی اجایل دیگه مطرح نیست. بحث اینه که هر دو این مفاهیم برای پیشبرد کارها نیاز هستن.
از دید اکثر مردم، برای رسیدن به یه هدف همه باید collaboration یا همکاری و مباحثه داشته باشن. اما این صرفاً کافی نیست و افراد نیاز به کسی دارن که کل پروسه رو مدیریت کنه. اما ساخت یه سیستم مدیریتی خشک هم جلوی خلاقیت و در نتیجه پیشرفت رو می‌گیره. مدیریت خشک و سنتی در واقع فاکتور انسانی رو در روند پیشبرد کار در نظر نمی‌گیره. فراموش کردن این امر هم، یعنی اینکه نمی‌دونیم این افراد و انسان‌های درون یه مجموعه هستن که اون رو می‌سازن.
کاری که باید بکنید اینه که اهداف رو مشخص کنید، مسیر رو تعیین کنید، امتحان کنید، خطاها رو شناسایی کنید و اهداف رو متناسب با اونا تغییر بدید و بهتر کنید. در کنار تیمتون بمونید و کار کنید و بهشون یاد بدید و یاد بگیرید. اینجوری محیط پویاتر و امکان رشد فراهم می‌شه.


البته شما به عنوان یه مدیر و رهبر باید بدونید که مثل تصمیم‌گیری که پیشتر بهش اشاره شد، مدیریت تیم و هدایت افراد احتمالاً از چالش برانگیزترین کارها تو هر مجموعه‌ایه.

یکی از مهم‌ترین رکن‌های مدیریت پروژه دادن یا گرفتن ریپورت یا گزارشه. که تو سیستم اجایل شکل متفاوتی نسبت به سیستم‌های سنتی به خودش می‌گیره.

تو تیم‌هایی که سیستم مدیریت اجایل رو پیش می‌گیرن، افراد، به جای اینکه بر اساس نقش و گروه‌های از پیش تعیین شده کار کنن، تو شبکه‌های همکاری موقتی کار می‌کنن. چون بینید، کمپانی‌ها و مجموعه‌ها همه دوست دارن هزینه‌های ثابت رو کاهش بدن برای همین هم پروژه‌ها و برنامه‌های موجود رو به افرادی می‌سپرن که که از بخش‌های مختلف میان یعنی کسایی که تو یه پوزیشن ثابت و صرفا مختص انجام یه کار نیستن. حالا این بخش‌ها میتونن یا داخلی (درون شرکت) باشن، یا خارجی.
ریپورت دادن تو مدل شبکه‌های همکاری موقتی، ارزش یکسان با ریپورت دادن تو سیستم‌های خشک سلسله مراتبی سنتی رو دیگه نداره. چرا؟ چون وقتی مجبوری سریع کار کنی و اجایل باشی، دیگه زمانی برای ریپورت دادن رسمی از اتفاقاتی که افتاده و کارهایی که در ادامه می‌خوای انجام بدی نیست. تو این سیستم، مدیرها بیشتر با پروسه کار درگیر می‌شن و دیگه صرفاً بازیگرهای خارجی‌ای نیستن که منتظرن تا بقیه بهشون ریپورت بدن.
البته یادتون باشه برای اینکه به بیشترین بازدهی از تیم برسید کماکان نیاز به این دارید که دیسیپلین و قاعده مدیریت داشته باشید تا افراد و پروژه‌ها رو هماهنگ نگه دارید.
هدف اینجا دیگه کارآمدی و استفاده کامل و درست از منابعه. اگه تونستی آدم‌های خوبی رو دور هم جمع کنی، باید بتونی بهترین حالت همکاریشون رو هم دربیاری.  بریم ببینیم این تخصیص وضایف و هدایت نیروها جریانشون چیه.

تخصیص وضایف و هدایت نیروها

اگه بیزینستون ثبات داره و کارهاش قابل پیش‌بینیه، باید برای کارها یه چارچوب تدوین شده و مشخص داشته باشید که تقسیم وضایف توش بر اساس تعیین پوزیشن شغلی و افراد مسئول انجام میشه. مثل سیستم RASIC. که مخفف Responsible, Approval, Support, Informed, Consulted. هستش. ریسیک اینجوری کار میکنه که شما برای تخصیص وظایف یه چارتی دارید که افراد رو بر اساس اینکه مسئول انجام پروژه هستن، باید تاییده نهایی برای انجام کار رو بدن، در پیشبرد پروژه کمک می‌کنن، باید بهشون گزارش کار داده بشه و یا در روند پیشرفت به تیم اجرایی مشاوره میدن، تقسیم می‌کنیم.

اما گاهی میشه که یه بیزینس قابل پیش‌بینی نیست و سریع درحال حرکت و تغییره. در این حالت نمی‌تونیم روی نقش‌های از پیش تعیین شده حساب کنیم چون هرآن ممکنه هرکسی نیاز به انجام یه تسک جدیدی داشته باشه که تو شرح وظایفش نباشه. بهترین کار اینه که تیم کوچیک باشه و برون‌سپاری به حداقل برسه که هر زمان نیاز شد افراد در دسترس و قابل مدیریت باشن.
حالا اگه یه کاری رو نمی‌شد تو خود مجموعه انجام داد و نیاز به برون‌سپاری بود چی؟
خب اون زمان با تعیین KPI و ددلاین‌های همسان بین تیم و مجموعه دیگه‌ای که پروژه بهشون سپرده میشه، می‌تونیم زمان و نحوه انجام کارها رو کنترل کنیم. KPI هم مخفف Key Performance Indicator هستش و به معنی فاکتورهای کلیدی برای تشخیص نحوه و روند انجام پروژه‌ست.

اجرای پروژه

این رو خاطرتون باشه که میزان قابل توجهی از کارها تو سیستم مدیریتی اجایل، تحت عبارت چتری پروژه معنا پیدا می‌کنن. این پروژه‌ها ممکنه برنامه‌های خیلی پیچیده و بزرگ یا تسک‌های کوچک باشن که تا یه زمان مشخص باید تموم بشن.
ایده این طبقه‌بندی هم همونطور که اول پادکست گفتم از دنیای IT میاد. یه زمانی افرادی از دنیای IT به این نتیجه رسیدن که سیستم‌های مدیریت پروژه سنتیشون برای انجام تمام پروژه‌ها مناسب نیستن. مثلاً یکی از مشکلان اصلی این بود که پروژه‌های بزرگی که تو اون سیستم‌ها خیلی پیچیده می‌شدن، امکان تغییرات ناگهانی رو از دست می‌دادن. و در عین حال نتیجه نهایی خیلی دیر و گرون بدست می‌اومد.
وقتی افراد پذیرفتن پروژه‌ها همیشه ثابت نیستن، تونستن نقشه و برنامه‌های کلی و بزرگ رو کنار بذارن و تلاش کنن پروژه رو به بخش‌ها اجرایی کوچک‌تر تبدیل کنن و در عین حال مطمئن بشن نتیجه نهایی زودتر بدست میاد. از چه طریق؟ از این طریق که به سرعت به نتیجه‌های کوچک‌تر برسن که در عین حال برای تست نتیجه کلی هم ازشون استفاده میشه.
سیستم اجایل برای مدیریت پروژه‌ای IT متودولوژی‌های متفاوتی داره (مثلاً SCRUM). اما مهم‌ترین فاکتور موجود در همشون ایده امتحان کردنه. امتحان کردن هم به این معناست که قبول می‌کنی همه‌چیز رو نمی‌دونی. اینجوری درواقع خودت و تیمت رو برای یادگیری و در نتیجه رشد و بهتر شدن آماده می‌کنی.

Leave a Reply